Certificado de Ingresos y Retenciones – Cómo obtenerlo + Guía completa

El Certificado de Ingresos y Retenciones, es también conocido como el formulario 220. Es un certificado utilizado para la retención de rentas de pensiones y del trabajo laboral. Por medio del certificado de ingresos y retenciones el empleador debe hacer la declaración de ingresos y retenciones del año anterior.

El trabajador colombiano que se encuentre en la condición de independiente para realizar la declaración de rentas, debe tener como requisito primordial el certificado de ingresos y retenciones del año anterior. Siendo este un documento que se emite durante un periodo fiscal

Si por el contrario eres un trabajador dependiente, la empresa donde laboras deberá realizar la declaración de rentas, siendo la empresa la única responsable para emitirlo. Sin embargo es también responsabilidad de empleado dependiente de una empresa u organización, velar por que se le de copia de su certificado de ingresos y retenciones. Ya que al momento de hacer su declaración de rentas durante un periodo fiscal se le solicitara dicho certificado.

Es de importancia entender que el trámite del certificado como trabajador dependiente, no la puede hacer el trabajador, ya que es responsabilidad absoluta de la empresa analizar y gestionar el certificado de ingreso y retenciones de cada empleado.

Asimismo los pensionados están en la obligación de realizar la declaración de renta, por tal sentido no suele ser solo responsabilidad del trabajador. Ya sea dependiente o independiente, sino que también recae sobre el ciudadano que goce de pensión.

Certificado de Ingresos y Retenciones

Que es este certificado

En la certificación de ingresos y retenciones, se expresa la información detallada de los pagos realizados y descuentos que se hicieron durante un periodo fiscal. Entendiendo que el documento, expresa los ingresos y retenciones del año anterior, es decir. Comienza el 1 de enero y finaliza el 31 de diciembre de cada año.

El documento se caracteriza por estar dividido en 74 partes o renglones que deben ser correctamente llenados por parte de la empresa o institución. Demostrando la relación de trabajo que existe entre jefe y empleado en lo relativo a lo que está devengando el empleo de sus  funciones.

Debe expresar claramente el año fiscal que se está analizando, siendo de obligación total por ley la realización del certificado por parte de la empresa. Y un derecho del empleado de recibir el certificado de ingresos y retenciones, para poder cumplir con su declaración de rentas anuales.

Si eres empleado dependiente, y has trabajado en más de una empresa durante el año fiscal corriente, debes solicitar a cada una de las empresas donde trabajaste, el certificado de ingresos y retenciones para poder rendir tus declaraciones de impuestos.

Entonces, si eres trabajador dependientes, estas en el derecho de solicitar a la empresa u organización donde labores, el certificado de ingresos y retenciones, sin tener que pagar algo por ello. Ya que es de estricto cumplimiento por ley la emisión de este documento por parte del empleador. Ayudando así a que el trabajador cumpla con sus deber de realizar su declaración de impuestos y rentas.

El DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) es la oficina encargada de la recaudación de los impuestos y retenciones en Colombia, siendo una oficina dependiente del Ministerio de Hacienda y Crédito público. En su página web podrás descargar el formato del certificado de ingresos y retenciones.

Certificado de Ingresos y Retenciones

Pagina web del DIAN

Como obtener el certificado

El trámite de este documento, normalmente se hace en un tiempo estipulado, dando chance a los trabajadores de obtenerlo para la rendición de impuestos y rentas. Muchas empresas públicas y privadas gestionan este proceso a través de las páginas web de cada una de ellas.

Por tanto la forma de obtener el Certificado de Ingresos y Retenciones, se hace normalmente a través del intranet que posee cada empresa u organización. Siendo la oficina de RRHH la encargada de suministrar a los trabajadores este certificado, ya sea vía online o en físico.

Aunque los procedimientos varían según la plataforma web y los nombres de las oficinas encargadas. Como también de los seudónimos que se le puede dar en cada organización a la emisión de documentos legales. Por tal razón hemos decididos realizar una guía para conseguir el certificado de ingresos y retenciones que se adapte a las mayorías de instituciones públicas y privadas:

  • Primero deberás ingresar en la página web de tu empresa.
  • Ahora debes ingresar en la pestaña de “trámites y servicios”, “pagos” o “Certificados y servicios”.
  • Cuando encuentres el enlace correcto, debes seleccionar el trámite que necesitas, seguramente deberá recibir algunos de estos nombres: Tesorería, RRHH u oficina de personal laboral.
  • Selecciona ahora “certificado de ingresos y retenciones, certificado de descuentos, o pagos y descuentos”formato 220
  • Seguramente después de esto deberás iniciar sesión en la cuenta intranet o extranet que te fue asignada como trabajador dependiente.

 

  • Después de esto podrás guardar tu certificado de ingreso y retenciones o imprimirlo.

Todo esto dependerá también del lugar de dependencia donde labores. Si por casualidad eres empleado público, y la página web de tu institución, no emite el certificado de retención. Quizás es que lo tengas que obtener el certificado a través de alguna empresa fiduciaria que seguro maneja los fondos de la institución.

Si el procedimiento online se te dificulta, también puedes solicitarlo trasladándote a la oficina encargada de tu empresa, la cual deberá entregártelo en físico.

 

Que funciones cumple el certificado de ingresos y retenciones

Sus funciones primordiales se dirigen hacia la obtención de las rentas del año fiscal de los trabajadores y los pensionados, ya sean del sector público o privado. Allí se resaltan los pagos que ha  recibido el empleado por parte de la empresa u organización, como retribución de los servicios prestados. También muestra lo que se ha cancelado al seguro social y otros descuentos.

Si por casualidad necesitas un servicio crediticio bancario, la entidad financiera está en pleno derecho de solicitar al ciudadano en cuestión este certificado de retenciones, con el fin de verificar que haya cumplido con las retenciones exigidas y tenga el poder adquisitivo para optar por el crédito.

Este documento tiene mayor peso para la persona que lo recibe, que para la empresa donde el empleado labora. Motivado que para la empresa, esto es un trámite más de función laboral anual que asume por ley.

Sin embargo para la persona que lo recibe, es la garantía que tiene el trabajador dependiente, donde se determina que ha cumplido con sus pagos correspondientes a las retenciones fiscales. Asimismo, solo para el Ministerio de Hacienda y Crédito Público posee la mayor utilidad. ya que en él se demuestra ante la Hacienda Pública la cancelación de todas las retenciones fiscales.

Posee basamento legal, el certificado de impuestos y retenciones

El certificado de ingresos y retenciones está legalizado a través del Estatuto Tributario Nacional. Donde es su Art. 378 expresa que los agentes retentivos deben emitir este documento, lo cual se realiza bajo la dirección del DIAN.

retenciones tributarias

Estatuto Tributario Nacional

También el decreto 2345 de 2019 emitido por el Ministerio de Hacienda Pública de Colombia, expresa la obligación que posee las empresas de emitir dicho certificado.

Certificado de Ingresos y Retenciones

A toda persona que sea dependiente de una empresa o institución, ya sea pública o privada. Se le haga o no las retenciones obligatorias, se le deberá imprimir o entregar en digital el certificado de ingresos y retenciones o también conocido como formulario 220.

Quienes están exento de presentar el certificado de ingresos y retenciones

Para que una persona ya sea empleado dependiente o independiente, se considere exonerado de pagar las retenciones fiscales, de estar incluido en algunas de las siguientes condiciones:

  • Su patrimonio bruto anual no debe superar las 4.500 Unidades de Valor Tributario (UVT).
  • Se considerara exonerado, cuando el trabajador durante todo el año fiscal no haya obtenido más de 1.400 UVT
  • No este inmerso en consumos sobre impuestos de ventas o impuestos de consumo nacional
  • Serán exento las personas quienes sus usos de tarjeta de crédito no excedieran los 1.400UVT
  • Si el consumo y compras durante el año fiscal no exceda los 1.400 UVT puede considerarse exento.
  • Cuando el valor total de todas sus consignaciones bancarias, depósitos e inversiones realizadas durante el año fiscal no supere las 1.400 UVT.

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